Die Wet op die elektroniese liassering in handelsregisters: hoe die regering met die tye beweeg
Inleiding
Om internasionale kliënte te help wat 'n besigheid in Nederland het, is deel van my daaglikse praktyk. Nederland is immers 'n wonderlike land om 'n besigheid in te bedryf, maar om die taal te leer of gewoond te raak aan die Nederlandse besigheidspraktyke kan soms vir buitelandse korporasies ingewikkeld wees. Daarom word 'n helpende hand dikwels waardeer. Die omvang van my bystand wissel van hulp in komplekse take, tot hulp in kommunikasie met die Nederlandse owerhede.
Ek het onlangs 'n vraag van 'n kliënt ontvang om te verduidelik wat presies in 'n brief van die Nederlandse Kamer van Koophandel staan. Hierdie eenvoudige, maar belangrike en inligtingsbrief het gehandel oor 'n nuwigheid in die indiening van finansiële state, wat binnekort net elektronies moontlik sal wees. Die brief was die gevolg van die regering se begeerte om saam met die tyd te beweeg, om die voordele van elektroniese data-uitruiling te benut en om 'n gestandaardiseerde manier van hantering van hierdie jaarlikse herhalende proses in te stel.
Daarom moet die finansiële state vanaf die boekjaar 2016 of 2017 elektronies gedeponeer word, soos vervat in die Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (die Wet op die elektroniese liassering in handelsregisters), wat saam met die Besluit elektroniese ingestel is. deponering handelsregisters (Besluit oor die elektroniese liassering in kommersiële registers); laasgenoemde verskaf bykomende, gedetailleerde reëls. Nogal 'n mondvol, maar wat presies behels hierdie Wet en Besluit?
Toe en nou
Voorheen kon die finansiële state beide elektronies en op papier by die Kamer van Koophandel gedeponeer word. Die Nederlandse Burgerlike Wetboek ken nog grootliks bepalings gebaseer op die deposito op papier. Tans kan hierdie metode as verouderd gesien word en ek was eintlik 'n bietjie verbaas dat hierdie ontwikkeling nie vroeër ontstaan het nie. Dit is nie moeilik om te dink dat die liassering van finansiële state op papier baie nadele inhou in vergelyking met die elektroniese liassering van hierdie dokumente wanneer daar vanuit 'n koste- en tydperspektief gekyk word nie. T
wenk van koste vir papier en die koste en tyd wat nodig is om die jaarstate op papier te plaas en dit – ook op papier – by die Sakekamer in te dien, wat dan hierdie skriftelike dokumente moet verwerk, sonder om eers die tyd en kostes te noem wat ontstaan wanneer 'n rekenmeester hierdie (nie-gestandaardiseerde) finansiële state opstel of verifieer.
Daarom het die regering voorgestel om gebruik te maak van “SBR” (kort vir: Standard Business Report), wat 'n gestandaardiseerde elektroniese metode is om finansiële inligting en dokumente te skep en in te dien, gebaseer op 'n katalogus van data (die Nederlandse Taksonomie). Hierdie katalogus bevat definisies van data, wat gebruik kan word om die finansiële state te skep.
Nog 'n voordeel van die SBR-metode is dat nie net die uitruil van data tussen die korporasie en die Kamer van Koophandel vereenvoudig sal word nie, maar, as gevolg van die standaardisering, sal die uitruil van data met derde partye ook makliker word. Klein korporasies kan reeds die jaarstate elektronies indien deur die gebruik van die SBR-metode sedert 2007. Vir mediumgrootte en groot besighede is hierdie moontlikheid in 2015 ingestel.
Dus, wanneer en vir wie?
Die regering het dit duidelik gemaak dat die antwoord op hierdie vraag 'n tipiese geval van "grootte saak" is. Klein besighede sal vanaf die finansiële jaar 2016 verplig word om die finansiële state elektronies deur SBR in te dien. As alternatief het klein besighede wat self die finansiële state (opstel en) indien, die moontlikheid om die state deur middel van 'n gratis aanlyn diens – die diens “self deponeren jaarrekening” – wat sedert 2014 in werking is, te deponeer.
Die voordeel van hierdie diens is dat 'n mens nie sagteware wat "SBR-versoenbaar" is, hoef te koop nie. Mediumgrootte besighede sal die finansiële state vanaf die finansiële jaar 2017 deur SBR moet indien. Ook vir hierdie besighede sal 'n tydelike, alternatiewe aanlyn diens (“opstellen jaarrekening”) ingestel word. Deur hierdie diens kan mediumgrootte besighede self die finansiële state in XBRL-formaat opstel. Hierdie state kan daarna deur 'n aanlyn portaal (“Digipoort”) ingedien word. Dit beteken dat die korporasie nie noodwendig onmiddellik "SBR-versoenbare" sagteware hoef te koop nie.
Hierdie diens sal tydelik wees en sal ná vyf jaar beslag gelê word, vanaf 2017. Daar is nog geen verpligting vir groot besighede en mediumgrootte groepstrukture om die finansiële state deur SBR in te dien nie. Dit is omdat hierdie besighede 'n baie komplekse stel vereistes moet hanteer. Die verwagting is dat hierdie besighede vanaf 2019 die geleentheid sal hê om te kies tussen liassering deur SBR of liassering deur 'n spesifieke Europese formaat.
Geen reëls sonder uitsonderings nie
'n Reël sou nie 'n reël wees as daar geen uitsonderings gemaak moes word nie. Twee, om presies te wees. Die nuwe reëls rakende die liassering van die finansiële state is nie van toepassing op regsentiteite en maatskappye met 'n geregistreerde kantoor buite Nederland, wat, op grond van die Handelsregisterbesluit 2008 (Kommersiële Registerbesluit 2008), die verpligting het om die finansiële dokumente in te dien. by die Kamer van Koophandel, sover en in die vorm waarin hierdie dokumente in die land van die geregistreerde kantoor bekend gemaak moet word.
Die tweede uitsondering word gemaak vir uitreikers soos omskryf in artikel 1:1 van die Wft (Wet op Finansiële Toesig) en filiale van 'n uitreiker, ingeval dit self uitreikers is. 'n Uitreiker is enigiemand wat sekuriteite wil uitreik of van voorneme is om sekuriteite uit te reik.
Ander aandagpunte
Tog is dit nie al nie. Regsentiteite self moet kennis neem van 'n paar bykomende aspekte van belang. Een van hierdie aspekte is die feit dat die regsentiteit verantwoordelik sal bly vir die indiening van finansiële state wat in ooreenstemming met die wet is . Dit beteken onder andere dat die finansiële state so 'n insig moet kan skep dat 'n mens die finansiële posisie van die regsentiteit voldoende kan beoordeel.
Ek raai dus elke maatskappy aan om te alle tye die data in die finansiële state noukeurig na te gaan voordat dit geliasseer word. Laastens, maar nie die minste nie, let op die feit dat die weiering om die verklarings in te dien op die wyse soos voorgeskryf, 'n misdryf sal uitmaak op grond van die Wet op de Economische Delicten (Wet op Ekonomiese Misdryf). Dit is eerder gerieflik bevestig dat die finansiële state wat deur die SBR-metode geskep is, deur die aandeelhouersvergadering gebruik kan word om hierdie state op te stel. Hierdie rekeninge kan ook onderhewig wees aan ouditering deur 'n rekenmeester ooreenkomstig artikel 2:393 van die Nederlandse Burgerlike Wetboek.
Gevolgtrekking
Met die instelling van die Wet op die elektroniese liassering in handelsregisters en die gepaardgaande resolusie, het die regering 'n mooi stukkie vooruitgang getoon. As gevolg hiervan sal dit verpligtend word vir klein en mediumgrootte ondernemings om die finansiële state vanaf die onderskeie jare 2016 en 2017 elektronies te deponeer, tensy die maatskappy binne die bestek van een van die uitsonderings val. Die voordele is baie. Ek raai alle ondernemings aan om hul verstand te hou, aangesien die finale verantwoordelikheid steeds berus by die ondernemings wat verplig is om aan te hou en as 'n direkteur van die maatskappy, wil u beslis nie die gevolge hê nie.
Kontak Ons
Indien u na die lees van hierdie artikel enige verdere vrae of kommentaar het, kontak gerus mnr. Ruby van Kersbergen, prokureur by Law & More via [e-pos beskerm] of mnr. Tom Meevis, prokureur by Law & More via [e-pos beskerm] of skakel ons by +31 (0)40-3690680.
