Hoe om 'n maatskappy by 'n virtuele kantooradres te registreer?
'N Algemene vraag onder entrepreneurs is of u 'n onderneming op 'n virtuele kantooradres kan registreer. Op die nuus lees u gereeld van buitelandse ondernemings met 'n posadres in Nederland. Dit het voordele om sogenaamde posbusondernemings te hê. Die meerderheid entrepreneurs weet dat hierdie moontlikheid bestaan, maar vir baie mense is dit nog onduidelik hoe u dit bestuur en aan watter vereistes u moet voldoen. Dit begin alles met registrasie by die Kamer van Koophandel. Dit is moontlik om u besigheid te registreer, selfs al woon u in die buiteland. Daar is egter 'n hoofversoek: u onderneming moet 'n Nederlandse besoekadres hê, of die bedryfsaktiwiteite van u onderneming moet in Nederland plaasvind.
Wettige vereistes webwinkel
As eienaar van 'n webwinkel het u wettige verpligtinge teenoor die kliënt. Dit is verpligtend om 'n retourbeleid te hê, u moet bereikbaar wees vir navrae van klante, u is aanspreeklik vir die waarborg en u moet ten minste een opsie na betaling aanbied. In die geval van 'n verbruikersaankoop, is die eis ook dat 'n verbruiker nie meer as 50% van die aankoopbedrag hoef te betaal nie. Natuurlik is dit toegelaat om, indien die verbruiker dit vrywillig doen, 'n volle betaling te doen, maar 'n (web) kleinhandelaar mag dit nie doen nie. Hierdie eis is slegs van toepassing wanneer u produkte aankoop. Vir dienste word volle voorafbetaling vereis.
Is die vermelding van 'n adres verpligtend?
Die ligging van die kontakbesonderhede moet duidelik en logies in die webwinkel gevind kan word. Die rede hiervoor is dat 'n kliënt die reg het om te weet met wie hy/sy sake doen. Hierdie vereiste word deur die wet ondersteun en is dus verpligtend vir elke webwinkel.
Die kontakinligting bestaan uit drie dele:
- Die identiteit van die onderneming
- Die kontakbesonderhede van die onderneming
- Die geografiese adres van die onderneming.
Die identiteit van die maatskappy beteken die registrasiebesonderhede van die maatskappy soos die Kamer van Koophandel se nommer, die BTW-nommer en die maatskappy se naam. Die kontakbesonderhede is die data wat verbruikers kan gebruik om die webwinkel te kontak. Daar word na die geografiese adres verwys as die adres vanwaar die maatskappy sy besigheid doen.
Die geografiese adres moet 'n besoekbare adres wees en kan nie 'n posbusadres wees nie. In baie klein webwinkels is die kontakadres dieselfde as die geografiese adres. Dit kan moeilik wees om te voldoen aan die vereiste om kontakbesonderhede te verskaf. Hier onder kan jy meer lees oor hoe jy steeds aan hierdie vereiste kan voldoen.
Virtuele adres
As u nie 'n besoekbare adres in u webwinkel wil of kan gee nie, kan u 'n virtuele kantooradres gebruik. Hierdie adres kan ook bestuur word deur die organisasie waaraan u huur betaal. Hierdie soort organisasies het ook verskillende dienste, soos die opsporing en aanstuur van posstukke. Om 'n Nederlandse adres te hê, is goed vir die vertroue van besoekers in u webwinkel.
Vir wie?
Om verskillende redes het u moontlik 'n virtuele kantooradres nodig. 'N Virtuele kantooradres is meestal vir:
- Mense wat tuis sake doen; wat die sake- en privaatlewe apart wil hou.
- Mense wat in die buiteland sake doen, maar ook 'n kantoor in Nederland probeer behou;
- Mense met 'n onderneming in Nederland, wat graag 'n virtuele kantoor wil hê.
Onder sekere voorwaardes kan 'n virtuele adres in die Kamer van Koophandel geregistreer word.
Registrasie by die Kamer van Koophandel
Tydens die aansoekproses sal een of meer takke van jou maatskappy geregistreer word. In hierdie proses sal beide die posadres en die besoekadres geregistreer word. Die besoekadres sal slegs van toepassing wees as jy kan bewys dat jou tak daar geleë is. Dit kan deur middel van 'n huurkontrak geverifieer word. Dit geld ook as jou maatskappy by 'n sakesentrum geleë is.
Indien die huurooreenkoms toon dat jy permanent 'n kantoor(ruimte) huur, kan jy dit as jou besoekadres in die Handelsregister registreer. Om 'n permanente huuradres te hê, beteken nie dat jy altyd teenwoordig moet wees nie, maar jy moet die vermoë hê om permanent teenwoordig te wees indien nodig. Byvoorbeeld, as jy 'n lessenaar of kantoor vir twee uur per week huur, is dit nie genoeg om aan die vereistes vir die registrasie van jou maatskappy te voldoen nie.
Om u onderneming te registreer, moet u verskeie dokumente beskikbaar hê:
- Die registrasievorms van die Kamer van Koophandel;
- 'N Getekende huur-, koop-, of huurkontrak vanaf die Nederlandse besoekadres;
- 'N gewettigde afskrif van 'n geldige bewys van identiteit (u kan dit reël met die Nederlandse ambassade of 'n notaris);
- 'N Oorspronklike uittreksel of gewettigde afskrif van die bevolkingsregister van die buitelandse munisipaliteit waarin u woon, of 'n ander dokument van 'n amptelike organisasie waarin u buitelandse adres vermeld word.
Regulasies van die Kamer van Koophandel rakende 'Virtuele Kantoor'
In onlangse jare is opgemerk dat 'n virtuele kantoor 'n kantoor was waar 'n maatskappy geleë was, maar waar die werklike werk nie uitgevoer is nie. 'n Paar jaar gelede het die Kamer van Koophandel die reëls vir 'n virtuele kantoor verander. In die verlede was dit algemeen dat sogenaamde 'Spook'-maatskappye hul besighede by 'n virtuele kantooradres vestig.
Om onwettige aktiwiteite te voorkom, kyk die Kamer van Koophandel of die maatskappye 'n virtuele kantoor het wat ook hul aktiwiteite vanaf dieselfde adres uitvoer. Die Kamer van Koophandel noem dit volhoubare sakepraktyk. Dit beteken nie dat entrepreneurs wat 'n virtuele kantoor het ook permanent daar teenwoordig moet wees nie, maar dit beteken wel dat hulle die vermoë moet hê om permanent teenwoordig te wees wanneer dit nodig is.
As u enige vrae het oor hierdie blog of probleme ondervind met die Kamer van Koophandel, kontak die prokureurs van Law & More. Ons sal u vrae beantwoord en waar nodig regshulp verleen.
