Die Wet op die elektroniese liassering in handelsregisters: hoe die regering met die tye beweeg
Inleiding
Om internasionale kliënte te help wat 'n onderneming in Nederland het, is deel van my daaglikse praktyk. Per slot van rekening is Nederland 'n wonderlike land om sake te doen, maar die leer van die taal of gewoond raak aan die Nederlandse sakepraktyke kan soms ingewikkeld wees vir buitelandse ondernemings. Daarom word 'n helpende hand dikwels waardeer. Die omvang van my hulp strek van hulp aan ingewikkelde take, tot hulp in kommunikasie met die Nederlandse owerhede. Onlangs het ek 'n vraag van 'n kliënt ontvang om te verduidelik wat presies in 'n brief van die Nederlandse Kamer van Koophandel gesê is. Hierdie eenvoudige, hoewel belangrike en inligtingsbrief het betrekking op 'n nuwigheid in die indiening van finansiële state, wat binnekort slegs elektronies moontlik sal wees. Die brief was die resultaat van die begeerte van die regering om met die tye te beweeg, om die voordele van elektroniese data-uitruiling te benut en 'n gestandaardiseerde manier om hierdie jaarlikse herhalende proses te hanteer, bekend te stel. Daarom moet die finansiële state vanaf die boekjaar 2016 of 2017 elektronies gedeponeer word, soos beliggaam in die Wet deponering in handelsregisters langs elektroniese weg (die Wet op die elektroniese liassering in handelsregisters), wat saam met die Besluit elektroniese ingestel is. deponering van handelsregisters (resolusie oor die elektroniese liassering in handelsregisters); laasgenoemde bevat aanvullende, gedetailleerde reëls. Nogal 'n mondvol, maar wat behels presies hierdie wet en resolusie?
Toe en nou
Voorheen kon die finansiële state elektronies sowel as op papier by die Kamer van Koophandel gedeponeer word. Die Nederlandse burgerwetgewing ken nog steeds grootliks bepalings wat gebaseer is op die deposito op papier. Tans kan hierdie metode as verouderd gesien word, en ek was eintlik 'n bietjie verbaas dat hierdie ontwikkeling nie vroeër ontstaan het nie. Dit is nie moeilik om voor te stel dat die indiening van finansiële state op papier 'n groot aantal nadele het in vergelyking met die elektroniese liassering van hierdie dokumente as u vanuit 'n koste- en tydsperspektief kyk nie. Dink aan kostes vir papier en die kostes en tyd wat nodig is om die jaarstate op papier te plaas en dit - ook op papier - aan die Kamer van Koophandel voor te lê, wat dan die geskrewe dokumente moet verwerk, sonder om die tyd en koste wat opduik, te noem. wanneer 'n rekenmeester hierdie (nie-gestandaardiseerde) finansiële state opstel of verifieer. Daarom het die regering voorgestel om van “SBR” gebruik te maak (kort vir: Standard Business Report), wat 'n gestandaardiseerde elektroniese metode is om finansiële inligting en dokumente te skep en voor te lê, gebaseer op 'n katalogus van data (die Nederlandse Taxonomie). Hierdie katalogus bevat definisies van data wat gebruik kan word om die finansiële state op te stel. Nog 'n voordeel van die SBR-metode is dat nie net die uitruil van data tussen die korporasie en die Kamer van Koophandel vereenvoudig sal word nie, maar as gevolg van die standaardisering sal die uitruil van data met derde partye ook makliker word. Klein ondernemings kan die jaarstate reeds elektronies indien deur die SBR-metode sedert 2007 in te dien. Vir medium- en groot ondernemings is hierdie moontlikheid in 2015 bekendgestel.
Dus, wanneer en vir wie?
Die regering het dit duidelik gemaak dat die antwoord op hierdie vraag 'n tipiese geval van 'grootte-aangeleenthede' is. Klein ondernemings is verplig om die finansiële state vanaf die finansiële jaar 2016 elektronies deur SBR in te dien. Alternatiewelik het klein ondernemings wat die finansiële state self (opstel en) voorlê, die moontlikheid om die state deur 'n gratis aanlyndiens - die diens "zelf deponeren jaarrekening" - wat sedert 2014 in werking is, te deponeer. Die voordeel hiervan diens is dat 'n mens nie sagteware hoef te koop wat “SBR-versoenbaar” is nie. Mediumgrootte ondernemings sal vanaf die finansiële jaar 2017 die finansiële state deur SBR moet indien. Ook vir hierdie ondernemings sal 'n tydelike, alternatiewe aanlyndiens (“opstellen jaarrekening”) bekendgestel word. Deur middel van hierdie diens kan mediumgrootte ondernemings self die finansiële state opstel in XBRL-formaat. Daarna kan hierdie state via 'n aanlynportaal (Digipoort) ingedien word. Dit beteken dat die korporasie nie noodwendig onmiddellik 'SBR-versoenbare' sagteware hoef te koop nie. Hierdie diens is tydelik en sal na vyf jaar gebruik word, en dit tel vanaf 2017. Daar is geen verpligting vir groot ondernemings en mediumgrootte groepstrukture om die finansiële state by SBR in te dien nie. Dit is omdat hierdie ondernemings 'n baie ingewikkelde stel vereistes moet hanteer. Die verwagting is dat hierdie ondernemings vanaf 2019 die geleentheid sal hê om te kies tussen liassering deur SBR of indiening deur 'n spesifieke Europese formaat.
Geen reëls sonder uitsonderings nie
'N Reël sou nie 'n reël wees as daar geen uitsonderings gemaak word nie. Twee, om presies te wees. Die nuwe reëls rakende die indiening van die finansiële state is nie van toepassing op regspersone en maatskappye met 'n geregistreerde kantoor buite Nederland nie, wat op grond van die Handelsregisterbesluit 2008 (Commercial Register Resolution 2008) die verpligting het om die finansiële dokumente in te dien. in die Kamer van Koophandel, sover en in die vorm waarin hierdie dokumente in die land van die geregistreerde kantoor bekendgemaak moet word. Die tweede uitsondering word gemaak vir uitreikers soos omskryf in artikel 1: 1 van die Wft (Wet op Finansiële Toesig) en filiale van 'n uitreiker, in die geval dat dit uitreikers self is. 'N Uitreiker is enigiemand wat effekte wil uitreik of beoog om sekuriteite uit te reik.
Ander aandagpunte
Tog is dit nie al nie. Regspersone moet self kennis neem van 'n aantal belangrike aspekte. Een van hierdie aspekte is die feit dat die regspersoon verantwoordelik sal bly vir die indiening van finansiële state wat ooreenstem met die wet. Dit beteken onder andere dat die finansiële state so 'n insig moet kan skep dat 'n mens die finansiële posisie van die regspersoon voldoende kan beoordeel. Ek raai dus elke onderneming aan om die gegewens in die finansiële state noukeurig na te gaan voordat dit te alle tye ingedien word. Laastens, maar nie die minste nie, let op die feit dat die weiering om die verklarings op die voorgeskrewe wyse in te dien op grond van die Wet op de Economische Delicten (Wet op Ekonomiese Misdrywe) 'n misdryf sal uitmaak. Dit is eerder gerieflik bevestig dat die finansiële state wat deur die SBR-metode opgestel is, deur die aandeelhouersvergadering gebruik kan word om hierdie state op te stel. Hierdie rekenings kan ook onderworpe wees aan 'n boekhouer volgens die bepalings van artikel 2: 393 van die Nederlandse Burgerlike Wetboek.
Gevolgtrekking
Met die instelling van die Wet op die elektroniese liassering in handelsregisters en die gepaardgaande resolusie, het die regering 'n mooi stukkie vooruitgang getoon. As gevolg hiervan sal dit verpligtend word vir klein en mediumgrootte ondernemings om die finansiële state vanaf die onderskeie jare 2016 en 2017 elektronies te deponeer, tensy die maatskappy binne die bestek van een van die uitsonderings val. Die voordele is baie. Ek raai alle ondernemings aan om hul verstand te hou, aangesien die finale verantwoordelikheid steeds berus by die ondernemings wat verplig is om aan te hou en as 'n direkteur van die maatskappy, wil u beslis nie die gevolge hê nie.
Kontak Ons
Indien u enige vrae of kommentaar het nadat u hierdie artikel gelees het, kontak gerus mnr. Maxim Hodak, prokureur by Law & More via maxim.hodak@lawandmore.nl of mnr. Tom Meevis, prokureur by Law & More via tom.meevis@lawandmore.nl of skakel ons op +31 (0) 40-3690680.