Werkgewers verwerk mettertyd baie data oor hul werknemers. Al hierdie data word in 'n personeellêer gestoor. Hierdie lêer bevat belangrike persoonlike data en om hierdie rede is dit noodsaaklik dat dit veilig en korrek gedoen word. Hoe lank word werkgewers toegelaat (of, in sommige gevalle, vereis) om hierdie data te hou? In hierdie blog kan jy meer lees oor die wettige retensietydperk van personeellêers en hoe om dit te hanteer.
Wat is 'n personeellêer?
Soos hierbo genoem, het 'n werkgewer dikwels te doen met personeeldata van sy werknemers. Hierdie data moet behoorlik gestoor word en dan vernietig word. Dit word gedoen deur middel van 'n personeellêer. Dit sluit die naam en adresbesonderhede van werknemer(s), dienskontrakte, prestasieverslae, ensovoorts in. Hierdie data moet voldoen aan vereistes volgens die AVG-regulasies, en moet vir 'n sekere tydperk bewaar word.
(As jy wil weet of jou personeellêer aan die vereistes van die AVG voldoen, kyk na ons personeellêer AVG-kontrolelys na hierdie skakel)
Bewaring van werknemerdata
Die AVG gee nie spesifieke bewaringstydperke vir persoonlike data nie. Daar is geen eenvoudige antwoord op die bewaringstydperk van 'n personeellêer nie, aangesien dit uit verskillende tipes (persoonlike) data bestaan. 'n Ander bewaringstydperk is van toepassing op elke kategorie data. Dit beïnvloed ook of die persoon steeds 'n werknemer is, of diens verlaat het.
Kategorieë van retensieperiodes
Soos hierbo genoem, is daar verskillende bewaringstydperke wat verband hou met die bewaring van persoonlike data in 'n personeellêer. Daar is twee kriteria om te oorweeg, naamlik of 'n werknemer steeds in diens is, of diens verlaat het. Die volgende wys wanneer sekere data vernietig moet word, of eerder behou moet word.
Huidige personeellêer
Geen vaste retensietydperke word gestel vir data vervat in 'n huidige personeellêer van 'n werknemer wat nog in diens is nie. Die AVG lê slegs 'n verpligting op werkgewers op om personeellêers 'op datum' te hou. Dit beteken dat die werkgewer self verplig is om 'n sperdatum vas te stel vir periodieke hersiening van personeellêers en vernietiging van verouderde data.
Aansoekbesonderhede
Aansoekdata wat verband hou met 'n aansoeker wat nie gehuur word nie, moet binne 'n maksimum van 4 weke na die einde van die aansoekprosedure vernietig word. Data soos 'n motivering of aansoekbrief, CV, verklaring oor gedrag, korrespondensie met die aansoeker val onder hierdie kategorie. Met die aansoeker se toestemming is dit moontlik om die data vir ongeveer 1 jaar te hou.
Herintegrasie proses
Wanneer 'n werknemer 'n herintegrasieproses voltooi het en na sy werk terugkeer, geld 'n maksimum retensietydperk van 2 jaar na voltooiing van die herintegrasie. Daar is 'n uitsondering hierop wanneer die werkgewer selfversekeraar is. In daardie situasie geld 'n retensietydperk van 5 jaar.
Maksimum 2 jaar na beëindiging van diens
Nadat 'n werknemer diens verlaat, is die grootste deel van die (persoonlike) data in die personeellêer onderhewig aan 'n bewaringstydperk van tot 2 jaar.
Hierdie kategorie sluit in:
- Dienskontrakte en wysigings daaraan;
- Korrespondensie met betrekking tot bedanking;
- Verslae van beoordelings en prestasiebeoordelings;
- Korrespondensie wat verband hou met bevordering/degradasie;
- Korrespondensie oor siekte van UWV en maatskappydokter;
- Verslae wat verband hou met die Wet op die verbetering van die hekwagter;
- Ooreenkomste oor lidmaatskap van die Werksraad;
- Afskrif van sertifikaat.
Minstens 5 jaar na beëindiging van diens
Sekere personeellêerdata is onderhewig aan 'n 5-jaar-behoudtydperk. Die werkgewer is dus verplig om hierdie data vir 'n tydperk van 5 jaar te hou nadat die werknemer diens verlaat het. Dit is die volgende data:
- Betaalstaatbelastingstate;
- Afskrif van werknemer identifikasie dokument;
- Etnisiteit en oorsprong data;
- Data wat verband hou met betaalstaatbelasting.
Hierdie data moet dus vir ten minste vyf jaar bewaar word, selfs al word dit deur nuwe state in die personeellêer vervang.
Minstens 7 jaar na beëindiging van diens
Vervolgens het die werkgewer ook 'n sogenaamde 'belastingbehoudverpligting'. Dit verplig die werkgewer om alle basiese rekords vir 'n tydperk van 7 jaar te hou. Dit sluit dus basiese data, loonbeslagleggings, betaalstaatrekords en salarisooreenkomste in.
Behoudtydperk verstryk?
Wanneer 'n maksimum bewaringstydperk van data uit 'n personeellêer verstryk het, mag die werkgewer nie meer die data gebruik nie. Hierdie data moet dan vernietig word.
Wanneer 'n minimum retensietydperk verstryk het, moet die werkgewer mag vernietig hierdie data. 'n Uitsondering geld wanneer 'n minimum bewaringstydperk verstryk het en die werknemer die vernietiging van die data versoek.
Het jy vrae oor personeellêerbehoudtydperke of retensietydperke vir ander data? Indien wel, kontak ons asseblief. Ons werksadvokate sal jou graag help!